用U-Mail邮件系统防范离职潮引发的泄密风险

时间：2020-01-05

	对一家企业来说，较重要的是什么？不同的企业会有不同的答案，有的说资金，有的说是核心技
术，有的说是客户资料，有的说是人才……这些都正确，但是实际上在无纸化办公普及、信息化建设如火如荼的今天，绝大多数企业的资金流、客户信息、员工资料
等都转化为二进制代码，保存在核心机密库里，因此信息安全攸关全局；当企业选择用邮件作为内外交流的主要工具时，邮件势必成为泄密的高危负载物，而作为邮
件大管家的邮件系统则承担着防范的重责。


	要防范邮件泄密的风险说起来也简单，主要是防范人为的风险，因为“事在人为”嘛，根据来源分
两个途径：一是外部不法分子的恶意窃密；二是内部员工有意无意的疏漏。在对付外部窃密上，U-Mail邮件系统有“邮件传输加密、内外网隔绝筑造防火墙、
屏蔽某些非法链接”等举措；而在防范内部风险上，除了加强职业道德和信息安全教育，还可以建立监控和审核机制，限制员工在具体区域、IP段和主机上登录。
此外，这里要重点说一下即将来临的“裁员或离职潮”所带来的风险。


	众所周知，今年经济形势不佳，不少企业有裁员计划，年后也将迎来跳槽高峰期，不排除有员工对公司安排不满，或自恃功勋元老，他们利用手中的资源，或带走客户，或窃取核心技术，如果不及时堵漏，对公司运营将造成重大损失。在日常工作中，我们就要做好防范措施：


	一、使用共同的对外联络邮箱


	公司可利用U-Mail企业邮箱丰富的模板定制功能，为
某个部门设立包含“域签名、邮箱签名”等带有公司企业文化特征的邮箱，编辑邮件风格能彰显公司形象的模板，同时统一对外联络的窗口邮箱。发出去的邮箱地址
会固定不变，即使该部门有人员离职变动，也不妨碍通讯的继续和事务的及时处理。


	二、设置“邮件头翻译”功能


	首先通过“**域管理后台---邮箱管理---邮箱用户管理”的路径，将某部门所有人员的邮箱地址都添加进来，再生成一个邮件列表中，路径为“**域管理后台---添加邮件列表”，示意图如下：


	 


	 


	 


	之后，我们再将现有人员的邮件头通过“邮件头翻译”的命令置换为新的邮件头，当有人员离职了，如果离职人员的名字出现在“邮箱列表”中，那么实际上客户感觉不到有任何的变化。


	 


	三、公司管理人员及时发布“系统公告”


	当离职人员一旦开始走“离职”程序，为了让工作顺利交接，公司管理人员可用U-Mail邮件系统及时发出系统公告，或者群发邮件到“组”，交代有关人员一些注意事项：如该员工帐目是否结清？检查其呈交的备份邮件有无机密资料？其邮箱帐号是否有人接手？


	四、“虚拟帐号”功能


	登录U-Mail邮件服务器**域管理后台，点击“邮箱管理”选项中的“邮箱别名设置”，可以设置“邮箱别名”，设置完毕后，“真实邮件地址”和“虚拟邮件地址”都可以收信。如下图界面，输入“虚拟邮箱地址”和“真实邮箱地址”，这两个地址必须在同一域下。


	 


	


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词条
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