如何让ERP系统实施操作少走弯路？

时间：2020-01-05

在 ERP系统项目实施过程中，用户为了自己的利益，不会主动将自己的项目经验传授给其他人。这就导致，师傅带领徒弟，一代不如一代。为了避免这种情况，在企业内部，应该创建一个经验共享的学习氛围。经验*享，可以让企业重复的交学费。通过这篇文章让企业用户认识到经验共享的重要性。在日后的工作中，不再为同一错误重复的交学费。

一、相关经验教训要以书面的形式固化下来。

失败是成功之母。其实这句话并不准确。如果失败了，没有进行相关的总结，那么结果仍然是失败。只有失败之后，进行了总结，并采取了相关的预防措施。才能够在下一次遇到类似情况时，转败为胜。

在ERP系统项目过程中（包括前期的项目实施和后期的使用），难免会碰到一些障碍与问题。对于这些内容，项目管理员应该进行不断的总结。将这些内容（包括问题出现的背景、解决思路的分析、对应的预防措施）等等都详细的记录下来。这里需要注意，通常情况下用户并不会主动的去总结。或者说他们会将这种情况记录在自己的笔记本上，但是并不会共享出来。等到其离职，下一个新人来接替其工作时，就可能会在同一个问题上载跟斗。

所以笔者建议，项目管理员每解决一个问题，虽然这个问题是用户自己所造成的，如没有按规范操作。仍然需要将这个经验教训一五一十的记录下来。因为谁也不能够**，换一个用户来操作时，不会发生类似的问题。项目管理员在后续的培训过程中，可以根据这些资料对用户进行后续的培训。

二、在系统中要采取预防措施，防止错误重复发生。

在ERP系统后续使用过程中，出现了问题并不可怕。亡羊补牢、为时未晚。可怕的是，问题出现并解决了，但是用户并没有吸取教训，下次遇到类似情况时，仍然在同一个地方犯错误，那就是不可饶恕了。

笔者举一个简单的例子。有一家客户，对于采购订单的价格变更有严格的限制。通常情况下，只有经过财务总监同意之后，才能够对已经下发的采购订单更改价格。企业在ERP系统使用过程中，刚开始的时候没有进行严格的控制。采购员自己可以撤销已经审核的订单，并更改采购订单的价格。发现了这个漏洞之后，项目管理员也对采购员进行了相关的培训，强调这个流程。可惜的是，项目管理员没有在系统中进行相关的设置。刚开始用户还算配合。可是几个月过去之后，用户又犯了老毛病。遇到需要更改采购订单价格时，私自撤销采购订单并进行更改。后来被公司的审计部门发现之后，包括项目管理员在内，都受到了比较严重的处罚。因为这涉及到了舞弊。

为此笔者建议，如果遇到类似的情况，不仅仅需要解决当前的问题。而且需要考虑，如果以后再次发生这种情况时，ERP系统中是否有对应的预防措施。如可以通过权限设置，规定更改已经审核的采购订单的价格，必须要有特定人员的授权。通过ERP系统的工作流或者数据库的触发器，是比较*实现这个需求的。

在此笔者再强调一下自己的观点。在ERP系统使用过程中，出现问题并不可怕。只需要将问题解决了，就可以了。但是做到这一步还不够。项目管理员需要考虑，在系统中如何针对这种情况采取对应的预防措施，以避免下次遇到类似情况时不会再犯同样的错误。

三、对于重大的经验教训，要有持续跟踪的过程。

在项目实施过程中，对于一些常见的错误，如上面提到的由于价格更改需要撤销采购订单的情况、采购订单数量小于实际收货数量的情况、订单之间挪用原材料的情况等等，在ERP系统中都会有对应的解决方案。那么这些解决方案会一直有效吗？这并不一定。随着企业管理方式的变化，原先有效的解决方案在后续可能会变得并不合理，甚至失效。所以对于一些重大的经验教训，要有一个持续跟踪的过程。具体的说，需要注意如下几个方面的内容。

一是需要注意，是否还有必要采取这个预防措施？有时候，随着企业管理模式的变化，某些问题可能会不再存在。如企业原先的生产模式是接单生产。此时对于订单之间的挪料情况就要进行严格控制。但是一段时间之后，企业的生产模式发生了改变，主要是按计划来生产。此时计划之间挪料的情况就会变得非常的普遍。此时如果进行挪料之间的控制，就显得画蛇添足了。就需要将原先的预防措施作废掉。

二是需要注意，随着精细化管理的深入，对于某些细节问题需要进一步深化。如对于采购订单价格的管理。只要采购价格低于公司规定的标准价格，那么就允许采购用户进行更改。但是，如果采购价格高与公司规定的标准价格，则需要有一系列的审批程序。如需要考虑是临时性更改（这次采购由于交期等特殊原因允许其调价，后续采购仍然受这个标准价格的限制）还是*性调价（需要调整系统的标准价格）。为了实现精细化的管理，在后续需要在系统中实现类似的控制。原先的粗放式管理方案也就可能不再适用。

四、悬赏收集用户的经验教训。

上面笔者谈到过，用户的心态是自私的。通常情况下，其不会主动分享其工作经验。作为项目管理员，应该在企业中创建一个知识共享的氛围。如可以通过一些激励措施，刺激用户分享自己的工作经验。对此笔者有如下几个建立。

一是设置奖项，来收集用户的经验教训。如可以每个季度或者每半年，来一个征文比赛。让用户谈谈自己在ERP系统使用过程中遇到的问题或者相关的心得。然后企业管理者或者项目管理员对文章进行评比。获奖的用户会有一定的奖励。如此的话，即可以提高员工的积性，还可以收集用户在使用过程中的心得。为后续ERP系统的优化、员工的培训提供很好的素材。

二是不定期的开总结会议。通常情况下，企业ERP系统刚上线时，要每个星期开一个碰头会，谈谈在系统过程中遇到的问题。等到磨合时间过后，企业可以每个月或者每个季度开一个讨论会，来总结**段时间ERP系统使用过程中遇到的问题。项目管理员需要创造这么一个环境，让各个部门的关键用户能够畅所欲言。在这个环境中，项目管理员可以收集到一些可用的信息。当然对于这信息需要进行过滤，选择一些有代表性的内容进行书面化存档。作为后续ERP系统优化与员工培训的资料。

三是要与*操作员进行沟通。笔者认为在收集经验教训时，不能够围绕那些部门经理打转。因为他们使用系统的几率并不是很高，真正的经验教训还是来自与ERP系统操作的*用户。笔者在企业中做项目管理员时，会时常与*的操作员讨论 ERP 系统的使用情况。如会定期的发送调查表给*操作用户，如会利用中午吃饭的时候跟用户讨论系统的使用情况等等。

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