期末关账和期末结账的区别和应用


    1. 业务背景
    期末结账是截止本期核算单据的处理,计算本期的存货余额,并将其转入下一期,同时
    系统当前期间下置。期末结账前,会对本期的核算单据进行检查,从而判断物流业务是否已
    处理完整,若不完整,会给出相应的提示,并可在存货核算模块联查相关的序时簿和报表。
    物流系统在期末结账前,需要对本期的出入库单据进行后续处理,如出入库核算,生成
    凭证,对账务系统对账等。但此时本期的出入库单据录入尚未截止,如果还有操作员录入本
    期的出入库单据可能会造成对账的不确定,而通过关账功能可截止本期出入库单的录入,并
    通过一些参数控制其他业务的处理,有利于为期末结账前的核算处理创造稳定的数据环境。
    2. 功能介绍
    进入核算系统后,单击【期末处理】,进入期末处理模块,在该模块中单击【期末结账】,
    进入该处理过程,可利用该模块结束本期业务。
    进入核算系统后,单击【期初末处理】,进入期末处理模块,在该模块中单击【期末关
    账】,进入“关账”界面,单击【关账】,进入关账处理。
    2.1 期末关账功能
    2.1.1 关账前的检查

    关账前的检查受核算系统选项参数 11 以及参数 12 的影响,参数如图-1 所示:


    1、参数11 本期还有未审核的出入库单据时允许关账
    期末关账时,会判断该选项,默认允许,即本期有未审核的核算单据不影响关账。若选
    择不允许,则系统会在关账前搜索本期未审核的出入库单据,有则提示:本期还有未审的
    核算单据,不能关账!
    核算单据包括所有的出入库单,成本调整单、计划价调价单。
    2、参数12 本期还有核算单据未生成凭证时是否允许关账
    期末关账时,会判断该选项,默认允许,即本期有核算单据未生成凭证不影响关账。若
    选择不允许,则系统会在关账前搜索未生成凭证的出入库单据,有则提示:本期还有核算单
    据未生成凭证,不能关账!
    2.1.2 关账之后其他业务操作控制

    关账之后其他业务的操作受参数 13、参数 14、参数 15 的影响,参数如图-2 所示:


    图-2
    1、关账以后不能新增本期的出入库单据,系统会提示:当前期间已经关账,不能新增

    当前期间及以前期间的单据。如图-3所示:



    图-3
    2、参数13“关账后允许对本期的核算单据进行修改、删除、作废、审核和反审核”。
    如果没有勾选该参数,在对本期核算单据进行修改、删除、作废、审核和反审核时系统
    会提示:当前期间已经关账,不能***当前期间单据!在没有勾选该参数的情况下,反审核
    外购入库单,会给出如图-4的金蝶提示。需要注意的是这里的核算单据指的是出入库单据,

    发票不受控制。


    图-4
    3、参数14 “关账以后允许新增发票。”
    如果不勾选该参数,则在新增本期发票,保存时系统提示:当前期间已经关账,不能新
    增当前及以前期间的单据!
    4、参数15“关账后允许钩稽本期发票。”
    如果这个参数不勾选则在本期发票钩稽时系统提示:当前期间已经关账,不允许进行钩
    稽和反钩稽,并给出如图-5所示的金蝶提示;如果选择关账后允许钩稽发票,则关账后可以
    进行钩稽!需要注意的是以后期间的采购发票能不能钩稽,受采购系统选项中的参数“允许
    钩稽以后期间的单据”的影响。

    图-5


    2.2 期末结账功能
    2.2.1 结账前的检查
    系统在结账前会对核算单据进行检查,以确认本期的业务已处理完整。
    1、检查未审核的仓存单据
    检查本期是否有未审核的仓存单据(包括调拨单、成本调整单),若有,系统会给出如

    图-6 的金蝶提示,结账过程不能进行。用户应查看相关的序时簿,进行相应处理。


                                                  图-6
    2、检查金额为零的出入库单据
    检查本期是否有金额为零的仓存单据,若有,系统会给出如图-7的金蝶提示,结账过程

    不能进行。用户应进行相应的出入库核算再结账。


                                                      图-7

    3、检查是否还有未生成凭证的核算单据
    此检查根据核算选项进行,若选择了核算系统选项中的参数“期末结账时检查未记账的
    单据”,则系统会检查所有的核算单据是否已生成了凭证,包括成本调整单和计划价调价单,
    若同时选择了<调拨单生成凭证>的选项,在期末结账时对调拨单是否生成凭证进行检查,若
    未选择<调拨单生成凭证>的选项,则不需检查调拨单是否生成凭证。若存在未生成凭证的核
    算单据,系统会给出如图-8的金蝶提示。
    2.2.2 期末结账的作用
    1、计算本期收发数量、金额合计
    根据本期所有的出入库单据,计算本期各个仓库(位)中各种物料(批次)的本期收入
    数量、金额合计,发出数量、金额合计,并写入存货余额表中。
    2、计算本年累计收发数量、金额合计
    根据上期的本年累计收入数量、金额、发出数量、金额,以及本期收发数量、金额合计,
    计算截止到本期的本年累计收发数量、金额。
    3、计算本期期末余额,结转到下一期
    根据本期期初余额和本期收发数量、金额合计,计算各个仓库(位)中各种物料(批次)
    的本期期末余额,并将它结转为下一期的期初余额。
    3. 总结
    期末关账只是关本期的账,账套的会计期间还是当期。而且,期末结账不受期末关账的
    影响,不管是否关账,都可以进行期末结账操作。
    期末结账,系统会将当期期间参数值下置一期,并提示期末结账成功。如果先关账再结
    账,还会在期末结账成功时,将关账状态置为未关账,让用户在新的会计期间中可进行关账
    操作。

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