载带-东莞精凌之会议管理环节

时间：2020-01-05

载带-部门为了提高会议的效率，有必要加强会议管理，做好会前准备、会中控制和会后跟踪三个环节的工作。
一.会前准备
　　1.明确会议的目标。会议的目标越明确越具体越好，这样会议讨论的效果会更好。
　　2．确定会议议题。会议议题是指根据会议目的确定的要讨论的话题或决策的对象。
　　3.确定与会人员。确定与会人员的人数和结构，此外，会前准备还需做好准备会议资料的工作。
　　4.确定会议的基本程序。确定会议的基本程序，就是明确会议先做什么，后做什么，再做什么。 
　　5.安排会议时间和地点。在会议时间安排上需要考虑何时召开会议、会议持续多久的问题。确定会议召开时间需要考虑与会人员是否能够出席和会议效率的问题。
　　 
　　二、会中控制
　　1.有效控制会议的议题和进程
　　(1)明确议题的日标。讨论任何议题时都要明确议题的月标是什么、议题内容是什么和为什么要讨论该议题。
　　(2)澄清对议题的误解或错误。如果与会者对议题有误解，或使用了错误的慨念，主持人应及时予以澄清。 
　　(3)有效处理意见分歧。当会议出现不一致意见而引发争论时，主持人应对各方观点进行归纳总结，以帮助与会人员理清思路、把握要点。
　　(4)控制会议时间，按时开始，准时结束。
　　(5)总结议题成果，确认行动。每一议题讨论结束后，主持人应就已经达成一致的内容进行清晰、简短的概括，如果该决议需要某人采取行动，主持人还应要求他确认在该行动中应当承担的责任。
　　2.有效控制会议成员的行为
　　(1)严格要求准时开会。一定要养成准时开会的习惯， 要因为某些人的迟到而推迟开会。记录下那些迟到的人，给他们造成压力，促使他们改变迟到的习惯。
　　(2)鼓励下级积极发言。由于害怕招致上级的反对，下级往往不敢自由发表自己的见解，这时上级应鼓励下级积极发言，即使不完全同意其观点也应肯定其发言中有价值的部分，或者对他们的观点进行 面记录，强化和鼓励他们的行为。
　　(3)鼓励思想交锋。会议期间应鼓励大家自由发表意见，鼓励不同思想观点的交锋、争论，但争论的内容必须和会议主题有关，争论时切忌感情用事，对他人进行人身攻击。
　　三、会后跟踪
　　会议结束后，应将会议内容整理成会议纪要，会议纪要中应包括相关部门应承担的责任、责任人，完成时间及验收标准等内容。会议的关键在于落实，应根据会议纪要的内容检查会议决定的落实情况，使会议做到议而有决、决而有行、行必有果。

                                                                     载带生产部宣

词条
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