网上报销与合同管理解决方案—xx工程咨询案例

时间：2017-07-04

一、企业概况

北京xx工程咨询有限公司创立于1993年，是中国冶金科工股份有限公司控股子公司中冶京诚工程技术有限公司全资子公司，公司涵盖建筑、结构、总图运输、给水排水、采暖通风、电力、通讯、建筑智能化、岩土工程、工程经济、**道路、环境保护、园林绿化、工艺设备等二十一个专业，主要从事民用工程、工业工程和**工程等方面的项目监理、工程咨询、造价咨询、项目管理（代建）等全过程管理咨询服务。

二、项目简况

经过2年多严格选型测试，对比外国内外多家软件公司，较终选择财物**高级版应用系统友为软件成为该公司的网上报销、合同项目管理、业务管理软件正式供应商，针对费用报销、员工借款、工程项目和项目合同，完成从合同签订、到工程执行、到合同跟踪、到合同完成的全过程智能化管理。系统采用现在较流行的B/S架构，提供了网络电子化管理的方式，应用于全公司。

三、面临的问题和挑战

1. 合同数量较多，合同金额较大

业务范围涵盖各种合同，项目类合同、监理类合同、咨询类合同、代建类合同、招标类合同以及合同的补充协议等，合同数量多，而且金额**过百万的合同占多数，这些给合同的管理增加了难度。

2. 项目人员经常出差，难以及时掌握工程进展情况

因为工程项目需要，项目人员经常在客户方或工地，无法及时汇报工程进展情况。

3. 工程周期较长，跟踪管理有难度

建筑工程行业的合同周期一般都有3年以上，合同归档之后，查找不方便，也无法及时知道合同的进度、收付款、发票、保函情况。

4. 财务统计工作繁重

财务人员每天和数据打交道，处理着庞大的数据，“熊猫眼”的现象在某些财务人员日常工作中成为了常态。

5. 业务复杂，对系统专业性和灵活性要求较高

业务往来中，对外一个合同对应一个项目、对内管理中一个合同又对应多个项目，特殊情况下存在多个合同对应一个项目或者多个项目对应一个合同。例如同一组监理团队执行多个合同，如《北京xx项目》、《国家xx项目》、《北京CBDxx项目》。通过上线财物**高级版项目合同管理平台既能满足复杂的业务环境也适合公司组织架构并能提高业务和管理的效率。

四、网上报销与合同管理解决方案

通过分析客户需求现状，我们提出应用网上报销与合同管理平台实现从费用申请、预算控制、合同收支、现场管理、报表分析等一系列解决方案。

1、合同在线录入、审批、备案、查询

合同管理为系统的核心，主要有两大类合同：咨询类合同和监理类合同。其它子公司通过网页的方式在线创建合同，包括首签合同、补充协议、联合协议。

对于重大合同，可能需要保函的，如履约保函、预付款保函、投标保证书、投标保函，可在合同创建成功后，进行保函申请，后续亦可对保函进行维护更新。

分别建立了所属A公司合同流程和B公司的合同流程，其中A公司的合同需要部门经理、副总经理、总经理按职位高低依次审批，如果合同金额**过了1000万还需要执行董事的签字。在所有**人签字同意后，合同通过备案结束审批。备案后合同自动归档到合同库，后续即可对合同进行收付款操作。

各业务部门分别创建自己的合同，企业**可直接通过”联合协议”、”补充协议”这两个专属报表来查询，也可根据系统提供的”合同查询”功能来对这些合同进行检索，提供了合同名称、合同编号、对方名称、申请日期、申请部门、合同类型、归档日期、申请人、合同状态等关键字。检索出来的结果列表中即可看到每个合同的主要情况，根据合同追溯，只需点击合同编号即可进入明细查看界面，除合同信息外，还关联了合同收付款、发票、关联合同等，合同情况”一览无余”。

合同明细中可对合同后期进行维护，包括保密设置，扩展信息、质保金信息、上报金额。

2、合同报表管理

除提供合同查询的入口来了解合同情况外，还提供了各种合同报表，如”新签合同额报表”中，可检索统计各公司、板块、业务的各年度、季度、月度新签合同额、备案合同额、上报合同额、上报日期等情况；”合同专属报表”中可以检索统计各合同类型的合同金额、发票金额、收付款金额；”合同存量报表”报表中可以检索统计各公司、板块、业务的各年度、季度、月度的合同存量，包括合同名称、合同执行合同额、收费额、未收费额等；此外还有”收费额”报表、尾款清欠报表来检索合同的收付款情况。

3、合同收付款管理

新建合同时可提供资金计划，在实际付款中可以分多期进行收付款，且每一期的收付款都会反馈到合同执行明细，并纳入合同收付款统计报表中。

4、合同发票管理

合同发票在线录入，记录开票项目信息，有合同名称、合同编号、合同单金额、已收款金额、已开票金额、本次开票金额、发票种类、预计回款实际和开票单位信息，有单位名称、单位地址、联系电话、单位税号、开户银行、银行账号等，合同发票经部门经理审批后交由审核会计网上签字，结束合同发票的申请。发票申请结束后，将自动纳入发票报表，并提供多个关键字进行检索。

5、项目在线新建、维护、查询

该公司项目涉及建筑、公路、生态建设和环境卫生、通信信息、**公用工程（给排水）、**公用工程（燃气热力）、**公用工程（**道路）、**公用工程（风景园林）、**公用工程（环境卫生）、**公用工程、旅游、文化创意等行业，咨询类项目的主要业务为二大方面。

编制：项目建议书、项目建议书（代可研）、可研、实施方案、项目申请报告、资金申请报告、项目贴息报告、规划、节能等。

评估：项目建议书评估、项目建议书（代可研）评估、可研评估、实施方案评估、项目申请报告评估、资金申请报告评审、项目贴息报告评估、初步设计概算审核、决算审核、节能评审、稽查等，这项目在都可以在系统中创建，并可维护项目信息。项目创建后，各部门及**可根据关键字检索随时查看项目整体情况，例如进展现状、项目信息、行业类别、委托内容、总投资、委托函号、合同相关信息、联系人等。

6、现场管理

建筑行业，公司员工在工地、客户方现场办公的情况比较频繁，针对这一特征，系统提供了一系列支持现场管理的功能。

“合同情况一览表”：支持在线查看合同信息、合同阶段、合同收付款情况；

“人员投入”：针对合同，维护或增加现场工作人员；

“负责人投入”：针对合同，维护或增加项目负责人；

“填报现场收费计划”：项目经理在线填报现场收费计划；

“工程进展情况跟踪”：项目经理每月25日前填报较新的合同执行情况、工程收费情况、风险信息反馈。

7、建立风险预警机制

“发票及收款情况”：合同已开发票金额和剩余收付款情况；

“收付到期提醒”：当合同中预计收付款时间接近当前时间，系统将会自动将其纳入收费到期提醒列表中，公司**只需在此窗口即可看到哪些合同该收款了，哪些合同该付款了；

“保函到期提醒”：即将到期或已到期的保函都将在此列表中显示，并在系统中发出消息公告；

“项目延期提醒”：即将延期或已到期的项目都将在此列表中显示；

“投资额增加提醒”：追加了项目，合同额增加的合同都将在此列表中显示；

“合同到期提醒”：当合同中结束日期接近当前时间，系统将会自动在发出消息公告；

“监理增加提醒”：追加了监理子合同的合同都将在此显示；

8、项目激励

借助友为系统平台，为了激励公司营业效益，各公司或部门在固定时段内录入挑战值，再将汇总后的数据开放给公司**，以此作为工作和经营的方向和目标，如合同挑战值、年度收费指标、合同上报目标值、收费上报目标值、公司营业收入、合同公司目标值、合同公司挑战值、收费公司目标值、收费公司挑战值。

9、在线上报营业收入

赛瑞斯向其母公司中冶京城汇报营业收入，汇报后的数据会在公司营业报表中体现：

各种经营报表

“公司当月总表”：公司当月上报的合同额和收费额和实际完成的合同额和收费额对比报表

“部门当月总表”：部门当月上报的合同额和收费额和实际完成的合同额和收费额对比报表

“合同额完成情况”：近三年合同额完成情况，并支持柱形、线形、饼形三种图形报表

“收付额完成情况”：近三年收费额完成情况，并支持柱形、线形、饼形三种图形报表

10、员工借款管理

支持员工日常借款和保证金借款，通过冲销或还款的方式提醒借款人及时还款。

11、网上报销、网上审批、网上报销付款

系统用户网上填写报销申请，包括日常报销、差旅报销、交通费报销、咨询费报销等，部门**在线审批，最后财务审核之后进行报销付款，报销后按费用按科目入账。

正常情况下，报销的付款需要在线下支付，但是系统和网银做了接口后，直接将付款数据迁移到网银付款页面中，在银企通中付款。

另外，我们对该公司和财务核算软件也做了集成接口，系统中的凭证可以直接导入到财务软件总帐模块中。

所有支付的费用进入报表，有部门费用统计报表和项目费用统计报表、员工费用统计报表、费用汇总表等，这些报表通过权限分配给部门**，供实时查看自己所管部门内的费用发生情况。另外，个人也可查看个人的费用发生情况，除检索自己所有的费用单据外，也可直接看个人统计的报表，其中统计了个人所有的借款情况、所有的报销情况。

12、票据签收实物流

对发票的流转进行跟踪签收管理，审核会计在线进行”票据签收”或”扫描签收”。

此外提供票据查询的窗口，可跟踪查询单据票据的流转情况。

13、权限划分

为不同部门开放不同的合同表单，如监理部门主管监理类合同，咨询部门主管咨询类合同。

各部门及**严格权限划分，各司其职，在合同的岗位发挥较大作用。

以上就是财物**高级版报销与合同解决方案实际应用案例，欢迎大家讨论交流。

词条
词条说明
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