文件销毁需要了解哪些注意事项

时间：2020-08-19

工作中大家都是采用文档、文本文档、档案资料这类的纸质材料，从界定上讲，文档、文本文档、档案资料是不一样的物品，但在具体日常生活仅仅是一个物件的三种不一样称呼。无论怎么称呼，都是有相似的作用——纪录信息内容。而这种信息内容可能是很重要的，信息保密的保密文档、文本文档、档案资料这些。在应用之后，或是到期之后，这种材料该如何处理？

一般来说，文件销毁、文本文档消毁、档案销毁等纸质材料的销毁有三种方式：

1、机械设备破碎。选用粉碎设备破碎纸张，使之变为小纸条或是成小残片。

2、熔浆再造：将废弃的纸再度熔为纸浆，重塑新纸。针对一般的书本，报刊，硬纸板等没有保密信息内容的材料、文档、文本文档、档案资料可用。

3、集中焚烧处理：选用技术专业的垃圾焚烧炉对材料开展焚烧处理（市区严禁随便在空闲地开展焚烧处理）。适用一切标准的保密文档、信息保密材料、机密档案的消毁。

如今，文件的销毁安全对于很多的企业而言，都是目前广受关注的一个问题。否则，若是因为文件销毁不当，很有可能传经 让您的公司、客户以及您的同事的信息都会有被曝光的风险。

对于大量纸质文件销毁办法，较常见的方法主要**械粉碎、熔浆再生、焚烧处理三种方法。其中，使用相关机械进行粉碎文件时，所以很多国家都对碎纸残骸做出相关规定，要求文件销毁的粉碎效果必须要达到保密级别。那么你知道文件销毁的碎纸保密等级标准是怎样的吗?

        文件销毁的碎纸保密等级标准：

        保密等级1 = 12毫米小条

        保密等级2 = 6毫米小条

        保密等级3 = 2毫米小条(机要)

        保密等级4 = 2 x 15毫米微粒(商业敏感)

        保密等级5 = 0.8 x 12毫米微粒(机密)

        保密等级6 = 0.8 x 4毫米微粒(较高机密)

   以上所介绍的内容，就是文件销毁的碎纸保密等级标准，且都是国际上较受认可的碎纸标准。文件通过采用机械粉碎后，可以把它变成纸条或者成小碎片，从而保证文件信息不被外流，导致信息出现泄露。

此外保密资料的销毁，还需要遵循这些原则：

适中原则

为了达到一个比较好的销毁效果，建议大家可以采用一种比较适中的销毁方式，比如说采用国家保密局认证的销毁设备，对一些存在涉密问题、包含重要信息的资料文件进行正规有效的销毁，来确保信息没法再恢复。

合规原则

对于单位内部的秘密信息或敏感信息，则应遵循相关的行业规定与部门规定。

记录原则

基于正规的处理方法，在提供销毁服务的时候销毁公司也应该保留并管理好相应的销毁记录，比如是什么时间、销毁负责人是谁、采取的是什么方式销毁的。这些记录是可追踪的，并且至少要求保存一年。

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该清理、清退文件应及时清理、清退，每年定期将需要销毁的秘密文件送交保密工作部门集中统一销毁，确保不出现红头文件、内部资料泄露情况，无违反文件保密相关规定。

销毁涉密信息是维护信息安全的重要环节，能否达到保密效果的关键在于如何确保销毁的安全性和彻底性。一般而言，要确保安全、彻底地销毁信息，应从硬实力和软实力等方面着手。硬实力只要是指销毁技术和销毁设备；软实力主要指信息销毁管理，包括销毁流程优化、涉密介质管理、员工信息保护意识等。

一般来说，规范化的标准销毁流程为：

一、了解文件销毁信息

二、沟通初步文件销毁方案

三、确认文件销毁方案及报价

四、签订文件销毁协议

五、落实文件销毁日程

六、需销毁文件称重及抽查

七、销毁现场监督和摄像

八、双方确认销毁完成

九、出具销毁证明

十、费用结算及日常回访

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