如何跨越合同管理误区，有效规避风险？

时间：2021-12-26作者：山西荣文环保科技有限公司浏览：32

合同书一词古已有之，在《周易》一书中提及的“书契”便是合同书的其前身。中的会计、财务、信控、业务员来讲，合同书并不陌生。在发生应收帐款贷款逾期等问题时，追根溯源下，大家通常会发觉最后问题发生在了合同书上。

三大合同认知能力错误观念

一切一个小的合同书系统漏洞产生很大的损害，但很多人却遭遇着合同书认知能力错误观念。她们觉得，签不签订合同、是不是必须审核也不关键，而在合同书签订完毕后，中后期的统一管理方法也被觉得繁杂而多余。

下边，大家来认识下普遍的三类合同书认知能力错误观念，并对合同书知识有关常见问题做出实际讲解。

1、做买卖是否一定要签订合同？

正常情况下讲只需一方要买一方要卖，彼此含意一致，合同书即算创立。下面，只需卖方交了钱，买方交了货，这一合同书即执行结束。

重归到日常日常生活，大家也会碰到相似的状况。例如大家到大型商场买电视机。大家想买、店家要卖，这实际上早已组成了协议的方式。

即然无合同书还可以进行买卖，那为啥商业服务买卖中必须签订合同呢？事实上合同书在较大水平上是确保买卖彼此的权利和义务。由于有的买卖方式会涉及到一年、2年乃至更长的时间范围，在买卖的中后期和后期非常*对市场交易的核心内容和常见问题造成忘却，要是没有文本的确保，碰到实际问题时大家难以对以前的约定给予确定。

在物权法中提及，合同书的类型有书面通知、口头上方式和其它方式。

书面通知：例如协议书、合同书、数据信息报文等，是以文本或是别的可以有形化地主要表现所承重信息的方式。

口头上方式：即大家上边提及的状况，是被告方**交谈或是根据通信设备沟通交流达到的协义。

也有一种别的方式：是依据被告方个人行为或是特殊的情况确定合同书的创立，或是可以称之为默许合同书。例如，大家搭乘公交抵达到达站后，尽（承运人）中间沒有明确的协义，但可依据被告方的个人行为确定货物运输合同创立。

2、合同审批是不是必须？

一次详细的合同签订一般要通过如下所示全过程：

较先，与顾客商谈买卖、彼此达到基本上一致意见后，大家必须返回企业內部核查顾客的企业资质状况，要是没有根据资质认证，合同书就宣布完毕，或是必须顾客再度递交材料开展再审；假如经过了企业资质认证，大家就可以进到合同书的文稿拟订阶段。

有的企业里面有规范的合同书或合同书范本就可以立即套入；但有的企业运营模式不固定不动，例如新项目型合同书，每一次內容都不一样，因此每一份合同书都必须依据工程项目的实际情况来再次拟定。

合同书拟定以后，交易双方必须对于合同书內容开展审批和修定，在通过不断商讨及修定后已经建立合同书。较终，彼此签字盖章，归档。依据合同的內容执行结束而且将账款取回后，合同书即宣布完毕。

但要留意的一点是，在审批顾客资质证书时，我们都是要提早开展內部申请办理，或是跟顾客签合同后再开展內部申请办理呢？

我们在操作过程一书中遇到过如下所示状况：市场销售早已和顾客签订合同书，再回家企业內部申请办理回款信用额度。这样的事情下，一旦大家发觉顾客的资质证书有什么问题，企业便会深陷一种处于被动的处境，这时对企业来讲，假如中后期因各种风险性造成损害将没法防止。因而在申报时，一定要先针对合作者开展事先审批，明确顾客具有有关资质证书后再与其说签合同。

3、统一存放不方便

合同签订进行，经审批准确无误并实施结束后，怎样来保管合同？下面大家从合同书的存档、消毁和阅览三层面阐释表明。

（1）存档的规定

明确职责分派：确立到人，相关负责人要严格要求，因中后期一旦发生经济发展 ** 或起诉等问题，合同书都将是十分有益的凭据之一。

统一号定编：为了更好地中后期便捷搜索，一般由代管人依据企业內部实际要求，统一对合同书开展号定编，如商品企业商品品种繁多，可以依据产品名字 日期 编号来定编。

合同书正本关键存放：识别码进行后，大家必须妥当储存合同书正本。，正本均储存在会计或财务等单位，业务流程或用单位可存留影印件，便捷以后应用。

存放审批：保管员在识别码进行后要审查是章或合同**章，签署人的签字是不是用正楷写，与此同时签字不可以过度草率，不然中后期没法确定合同签订人。有一些在合同书上很有可能还必须填好签署人的身份证号码或联系电话等。

存放自然环境：大家一般将合同书放到铁架子上存放，防火*防水保证文档*。

储存期限：一般在法律法规上要求的诉讼时效期间期是2年。因此一般合同书储存较少在2年以上，假如情况容许，提议時间越久越好。由于假如发生经济发展 ** 、应收款收购艰难等状况，合同书后面的约定将是十分有益的直接证据。以前大家会碰到应用热敏纸发传真合同书的状况，时间长了上边的字便会消退，不利储存。因此之后大家会打印一份，便于储存。

（2）合同书消毁

有关消毁的要求，必须特别注意二点，一点是管理权限的要求，即规定谁才可以消毁合同书，另一方面是搞好销毁记录。

（3）合同书阅览

大家还需要留意合同书阅览的工作流程和规定，一般企业会制做阅览表，包括阅览日期、缘故、阅览人签名、代管人签名，很有可能还牵涉到第三方如上级**主管的签名等。假如正本遗失，依据这一阅览表，大家就可以快速查询到那时候涉嫌工作人员。

此外，正常情况下而言合同书正本不予以借出去，如必要可以在保管员管控下、不离去保管员视野范畴的前提下查询。

合同书错误观念讲解

以上内容是表明合同书及管控的必要性，那为何要注重这三点错误观念呢？汇总看来，关键有下列四个缘故：

1、要是没有合同书，彼此就失去买卖的基本。

2、假如随便一个业务员就可以做为合同签订人，一旦发生问题，他能不能负责任？

3、审核全过程是为了更好地把控风险性，有大量等级或不一样单位的人对于分别较为特长的信息来做审批，可以较涉及到的风险性。

4、谁也没法担负材料遗失的不良影响，而存档是因为确保直接证据的*性。

合同书涉及到之內容

合同书涉及到的主要内容有哪些层面？这一些层面里都牵涉到什么內容？

1、签订的行为主体

即彼此被告方，包含签订行为主体名字全名，及其详细地址、电話、法人代表、法定代理人等。在其中，详细地址和电話一般规定为办公室详细地址和办公室电话，仰头和署名也需要留意名字是不是一致。

2、交易担保物

涉及到的可能是服务项目，也是有可能是产品的名字、型号规格、**品牌、总数、额度等。

3、执行的方法

包含交货的有关约定、验收的相关条文和约定、付款的约定。

4、毁约的罚则

如商家延迟发货、顾客延迟时间付款要担负如何的义务责任。

5、融资担保

都是会牵涉到贷款担保的问题，大家会把贷款担保的有关信息和內容确立到协议里，例如是以人来贷款担保或是以物来贷款担保，信用额度回款也必须在协议中注明。

6、无形资产摊销和信息保密的要求

例如信息保密的时间段，或是一个商标logo认证的应用状况等，这一条并不是客观性条文，是一个较为有目的性的约定。

7、合同书的限期

例如合同书是无固定不动期的（如合作框架协议），或是必须全自动延伸的（如服务合同），那麼大家就必须确立，是不是要在协议中明确*或解除合同的時间等有关实际条文。

8、别的的一般条文

合同书发生 ** 时挑选诉讼或是起诉？什么情况归属于不可抗拒？这种都需要依据具体情况在协议中作出详细要求。

合同书审批常见问题

1、核查合同主体

除开要审批行为主体的合理合法外，还需要核查卖方是不是有供应工作能力、买方是不是有偿债。企业中，法律法规、风险控制单位都是会开展各自的审批，甲乙双方都必须核查清晰。

审批顾客资质证书时，会使用个人信用报告等**工具来信息，依靠这种**工具，我们可以的大概状况怎样，各领域的工作能力是不是足够适用咱们的项目协作要求。

2、核查交易担保物的基本情况

买方要留意，卖方是不是会故意不写产品全名、**品牌、商标logo、型号规格、生产商等，以做到假冒伪劣、搞混产品种类、混过去的目地。

3、核查担保物的总量和计量检定方式

有关审批担保物的总量和计量检定方式，若国家有统一的测量规范，大家都是会规定以国家统一的测量规范来约定。有关总数的叙述，一定要清楚、确立，较好是可以用数字来变换，防止出现应用一箱、一沓等模糊不清规范，由于这种定义是没法实际核算的，一定要确立实际可计量检定的总数。

例如，在人们日常生活，大中型农贸批发市场都是会配置公平秤，便是以统一的测量规范，来防止出现缺斤少两的状况。

4、核查担保物的标准规范

技术标准包括了品质规定，合同书中可能会经常出现不写检测标准，或是验货定样的状况，大家必须保存试品。还需要确立检测标准是以哪些规范为根据，是国家行业标准、国家标准或是产品标准，进而防止造成模棱两可。

测试标准应该是可量化分析的，例如铁矿砂领域对粉丝的成分规定是有明确规范的，在其中水成分务必小于10%，若高过10%，它制造的半成品加工或做为原料是没办法开展生产和采用的，品质并不合格的。

5、核查担保物的包装方式和包裝规定

在大家核查的情况下，大家会碰到周转材料的规范不明确的状况。例如寄包裹，只用外包装盒未损坏做为是不是取得成功送到的规范，而对內容物的毁坏不负责任。

大家来举一个较端化的事例：企业有一些物件要发货运物流，货运有二种精确测量规范：具体净重 or 体积重量。一般来说，是以重量较大的数据信息为规范。如果我们寄10kg的泡沫塑料和10kg的铁，它的运输费肯定是不一样的。10kg的铁容积不大，一切正常邮寄就可以，但10kg的塑料泡沫尽管具体净重很轻，但它的容积总数非常大，毫无疑问会不方便运送，运输的成本费便会提升。

若我们在签订合同时，对货品的包裝没有一个详细的约定，本来用一个小盒子就能包裝，另一方应用了一个箱子，相对应地运输费便会提升，产生变向的损害。

6、要核查商品的价钱、交货付款的限期、地址和方法

例如有的合同书里不写价格，或是不写清货币、交货方式，这种状况都很有可能给中后期 ** 设下伏击。

举2个事例：

有关付款時间：合同书上假如写“货到30天之后付款”，这就表明30天之后哪一天付款都一切正常，付款時间就等同于无穷了。因此我们可以改成“货到后30日内付款”。

有关交货的问题：以前有一个顾客规定大家把货品立即送至他的新东家。在这个实例中，大家的顾客并非最后的使用人，以前在协作的历程都是依照一切正常步骤，大家把货品送到，另一方取货后，己方取得收货单就可以确定造成应收帐款了。此次另一方忽然变动配送步骤使大家造成疑惑。通过沟通交流后大家认识到，由于他的顾客详细地址较为远，在他接到货品后还必须将货物物流为他的顾客，因此他期待大家立即把货物物流为他的顾客，为此控制成本。

这类作法对商家而言有哪些风险性？如果我们送完货以后，顾客表明没接到货。并在查看记录、调查*时，大家的收件人详细地址和查收人详细地址都没有大家的立即合作者。她们的新东家也跟大家没有买卖来往与合同书。假如另一方中后期运用这一条文回绝付款，卖方又没办法证明货品流入至买方的情形下，卖方终将因没法确认一切正常合同履行约定而承担巨大的损害。

7、审查合同中是不是约定验收或检测的方法、规范、日期这些

合同书中非常*存有的一个圈套不是写验收规范，或是将提出诉讼的限期定的太长或过短，这对合同书双方都不合理，因而在审查合同时要查清是不是确立货品的验收方法、時间、方法、规范等。

大家遇到过一个合同书，条文中写到：“货到验收合格，税票进账后三个月内付全额付款的90%，质量保证金10%在货到验收合格后一年内付款。”

**， 未注明验收合格规范。是拆箱查验外型没什么问题便是验收合格，或是要检测设备能正常的应用才算合格？假如合格，大家以哪些方式确定？例如给予书面材料的签验收合格单，大家就觉得合格了或是别的方法？这儿必须确立。

*二， 有关“税票进账”。税票进账正常情况下卖方没法确定。假如买方以税票未进账来托欠付款，由于合同书中早已干了约定，大家的处境便会十分处于被动。

以前还碰到了一个状况，买方合同书约定“卖方按交货方案在要求的時间内将合同书机器设备运往交货地址，卖方递交以下票据经买方审批没有问题后，三十天内买方付款给卖方合同书原价的30%”。（卖方递交的票据：由买方签定的交货机器设备验收资格证书。）

这儿一样有两层面问题：

一方面，尽管写了确定没有问题后三十天内，但沒有表明必须货到多久内验收，因而提议可改为“货到当场X日内买方机构彼此验收并审签交货，验收资格证书，如未买方贷款逾期未验收，则视作验收合格”；

另一方面，合同书中约定的三十天内买方付款给卖方合同书原价的30%，。做为卖方而言，大家那时候并不同意这一30%的占比。提议适度提升占比。例如货到以后付款60%，验收合格后支付20%，随后再付款余款或是质量保证金，把钱款的時间尽可能提早。

因而，从以上实例看来，无论合同书上约定哪些条文和內容，大家针对時间或是规定的限制一定要确立。

8、核查是不是约定清算的方法

清算方式要标明交易双方接纳怎样的方法清算。如：银行汇票、现钱、电汇。如果是分期付款付款，还必须核查是不是写清分期付款付款的时长和每一次付款的额度。

例如合同书中没标明清算方式，假定是30天回款，結果买方付款时应用一张银行承兑汇票，针对买方而言这类清算方式没有问题，但对卖方而言很有可能要到好多个月后才可以接到钱款，增加的時间较多可达6个月，这必然会影响企业资金的使用。

9、审查违约责任和解决合同争议的方式

比如明确是仲裁还是诉讼，并确定 ** 的管辖地。如果合同中注明了签署地，一般诉讼地和签署地一致。我们建议，尽量在企业所在本地区，一旦产生争议可以使用当地法律规则，并且成本也会较大降低。

10、审查合同的落款，署名、盖章等方面

审核合同中落款、抬头和合同名称是否一致，章盖得是否清晰，是不是公章或合同章，有没有盖骑缝章，这些都要审核清楚。另外还要注意合同上是不是注明了法人代表是谁，授权的委托人是谁，是否清晰地注明在合同中。

另，如合同条款约定“签字和盖章必须同时具备合同才能生效”，即需要特别确认签字与盖章是否齐全。

常见问题解答

1、业务发生前，法规定和风险防控出发，限制签约条件，但是这种情况下可能会影响成交，那么此时应该是业务让步法务、财务，尽量减小风险？还是法务、财务让步业务，**业务收益较大化？

审核过程不会涉及财务、业务、法务谁来让步的问题，具体要看项目。比如企业有没有资质、合同中某些条款对我们明显不利等原则性问题，都是不可能让步的。但有些也是可商榷的。信用管理和法务实际上都是业务的支持方，因此需要共同判断如何修改条款，并给予业务风险提示，共同规避相关风险。

2、对于每天有几千甚至上万订单的网络贸易工作者来说，合同根本来不及审核，除非签约一个几千万、几百万的订单，需要一些时间准备，这种情况下审核还是有可能的。那么面对新型的环境，我们应该如何应对？

如果是网上的订单，一般在签订单时，协议已经是在网上形成的标准化格式，也就是在签订单的同时会要求或者已经默认签署了一份协议。比如我们在网络上买东西，买的过程其实已经认同了相关的协议条款。不熟悉的客户，一般企业也不会直接与客户进行赊销模式的合作。

3、现在基本都是赊销交易，如何评价、审核、选择客户？如何给客户一个合理的账期？客户备案需要哪些资料？

我们评价或审核客户时，都会遵循5C原则，主要是对方的道德品质，还款能力，资本实力，担保问题和经济环境条件的情况，我们都要做出相应的判断。

合理的账期实际上要遵循行业内一般规则，账期时间短客户不会跟你合作，但时间越长对卖家来说风险越高。所以我们一般会参考行业的情况，对特殊的客户特殊对待。

客户备案时我们会要求对方提供营业执照等证照及财报的信息，但在实际操作中，一般客户不会提供财报，或者不会提供真实的财报，所以我们一般会购买信用报告，来获取比较*的财务信息，这种渠道的信息的可参考性比较高。

4、为了防控合同风险，公司制定了合同会签制度，业务部门、法务部门、财务部门、审计部门逐一审查合同，无异议后签字确认，这一制度合理吗？是否会导致效率低下，发生问题时责任界定不清等问题？

合同审核时每个部门的审核侧重点是不同的，比如商务部门会根据商务条款做出审核，法务部门更多看的是整体合同是否符合法律要求，信控部门更多的是对后期付款有具体要求，所以只要把内容、责任划分清楚，就不存在责任界定不清的情况。

另外，合同审核有等级制度的划分，金额小的合同，信控经理可直接批复，再大的金额就往上一级，因此能避免效率低下的问题。

5、一般都借助哪些具体数据来判断客户的还款能力？数据来源又是哪些？

还款能力一般是看偿债能力，即流动比率、速动比率，另外要看长期的债务情况，即长期借款、长期应付款情况。传统的客户还会有抵押、质押之类的个人担保情况，所以他的个人情况我们也要有考量。


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