邮件千万别出现这些词，外贸云提醒外贸发邮件需注意的词汇使用

时间：2023-07-20

国外买家与外贸人的沟通主要通过电子邮件进行。作为专业的采购商，他们每天都会收到大量的邮件。为了提高工作效率，许多国外客户习惯使用垃圾邮件过滤器来筛选掉一些不相关的信息。因此，在撰写邮件时，请注意以下几点，以确保您的邮件能够被准确地送达并获得及时回复。

提升邮件传达率，避免被垃圾邮件过滤器拦截的技巧！

1.出现敏感词

为了避免被垃圾邮件过滤器拦截并确保及时回复，请尽量避免在邮件中使用以下敏感词，例如：110%、free、sell、sale、low price、quote、offer、discount、MOQ、advertisement、Order now、Make $等。替代方案是使用更客观和正式的措辞，以便顺利传递您的邮件内容。

2.非正常拼写

外国人在工作上通常非常严肃认真。使用非正常拼写或颠倒大小写的方式可能给人印象不太专业，甚至会被误判为垃圾邮件。

为了确保邮件的可信度和成功送达，外贸云建议在撰写邮件时使用准确、清晰和规范的拼写和大小写。这样可以增加与外国买家进行有效沟通的机会，并提高获得回复的可能性。

3.大量使用感叹号、问号

邮件主题行的选择非常重要，以避免触发垃圾邮件过滤器。为了增加送达成功和回复的机会，较好避免在主题行中加入过多个人感彩和特殊符号，如问号或感叹号等。使用更客观、直接的表达方式可能更受外国买家的喜欢。

此外，确保主题行不与常见垃圾邮件的模式相似也是非常重要的。避免使用类似于“Do you want”和“Do you have”开头的短语可以降低被垃圾邮件过滤器拦截的风险。

总结而言，保持邮件主题行简洁、清晰、直接，并避免使用触发垃圾邮件过滤规则的特殊符号和短语，这样可以提高邮件的送达率和获取回复的机会。

4.出现紧急性或帮助字眼

一旦邮件中出现“urgent reply needed”这样的字眼，就会被过滤器检测到，在这种情况下可以提前要到客户的电话，如果有时候是真的需要紧急回复，打电话也许更容易找到人。另外，如果出现“will help”此类的帮助字眼，也会被过滤掉。

5.邮件内容插太多图片

电子邮件的设计确实需要注意平衡图片和文字的比例，收件人可能更关注邮件中的具体信息而不是只有图片，过多的图片而缺乏文字内容可能导致低回复率。

因此，适度地使用图片和文字，保持平衡，既能吸引收件人的注意力，又能避免被过滤器视为垃圾邮件。

6.附件、**链接太多

过多的附件和**链接可能会触发垃圾邮件过滤器，并影响电子邮件的传递和回复率。

为了较大程度地确保电子邮件的发送成功率，可以考虑以下建议：

附件：避免在单封邮件中添加过多的附件。如果必须发送附件，确保它们是真正需要的并且与邮件内容密切相关。避免发送可执行文件（如.exe）以及垃圾邮件常见格式（如.rar和.zip）的附件。PDF、Word、Excel以及JPG等常见格式通常被认为是较安全的附件类型。

**链接：合理使用**链接，不要过度添加。确保**链接指向可靠和安全的网页，并且与邮件内容相关。避免使用过多的无关**链接。

7.IP被视为垃圾邮箱

IP地址是分配给连接到网络的每个设备的一一系列数字。当设备被分配一个静态IP地址时，该设备的地址不会改变。另一方面，动态IP地址会随着时间而变化，因此如果垃圾邮件过滤器注意到来自同一发件人但来自不同IP地址的电子邮件，它们将阻止此类邮件。如果不确定当前IP的声誉，可以随时使用各种在线工具进行检查。

8.发送频率过高

过高的邮件发送频率可能导致您的邮件被垃圾邮件系统标记为垃圾邮件，或者被接收方认为是滥发邮件。确保邮件发送频率合理，可以帮助避免触发垃圾邮件系统提高成功率。

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