参展必看：如何成功参加一次展会展前、展中、展后处理篇

时间：2023-10-26作者：北京安萨国际展览有限公司浏览：39

参展必看：如何成功参加一次展会之展前准备、展中行销及展后处理篇 

   北京安萨展览有限公司——宣

参加展会？你准备好了吗？看完下文，你就知道！




众所周知，展览会其他行销方式是因为买家透过展会对产品有直接的接触，对产品会有、深刻的认知及印象。同时在展位内与买家面对面的接触，会因展会现场不属任何买卖双方所拥有的私有领域，及在时间上有所限制的这种氛围，造成易使人产生以平等、积的态度进行谈判。这种高度竞争的气氛，正是企业销售商品，开拓市场时重要的利器。所以我们针对如此的销售利器，来做的准备，以能达到的预期的效果。










参加一个展会要做 「展前准备」、「展中行销」与「展后处理及行销」等三个阶段的准备，分别说明如下：




01、展前准备




一、展会团队建立




由于展前准备事项繁多，所以成立一个专案团队，各单位的规则，在分配人员工作内容，团队小组除负责与主办单位联络外，并召开会议就参展目的、主题、目标、预算及应注意事项，拟定成各项的工作计划书（如展品、装潢、展览行销、人员训练及后勤支援计划等），并配合主办单位的进度及时推动。




二、精选展品项目




参展用的展品及宣传品务必要提早准备，且与参展进度相配合。为确保展品能符合观展者的需要，参展商要有严谨的挑选展品步骤，先要拟定展品主题的内容，以配合展会的品项的属性，其次，将所开发出来的展品与设定的主题及目标客户需求相较，后决定所要的参展的展品。再来，应就终选定的展品制作基本资料及宣传品，以供展场接待客户人员介绍展品之依据。展场常见的宣传品包括产品型录、工作人员名片、DM、手提袋、CD等。




三、周详的人员训练




由于，展览期间短暂，参展商训练一批展场人员，要让买家在短时间内即能明了展示产品，并立即解答询问内容，以留住或接待多的有效客户。







展会工作人员还有两点需要注意：




职业装

参展前2-3个月，为自己参展精心选购新职业装，一般展会前2天穿黑色或深色职业装，后面2天会穿亮色和花色职业装，这样搭配参展效果。




因为重视职业装，展会个人形象气质不断提升，让客户在展会见到你的那一刻就被吸引，无形中信任你，愿意和你聊产品，从而记住你，自然而然得到接触跟进客户的机会越来越多。




个人物品

列出详细的参展个人物品清单：包含报价表，本子，笔，名片夹，充电器，订书机，订书针，职业装，鞋子，化妆包......参展周按照个人清单打包好行李就行，快捷又不漏带东西。




这里着重强调一下报价单，报价单不是简单打印出来用订书机订一下就完事，建议专门去文具店买一个活页夹，把报价单一页一页整理到活页夹里。在展位当你翻开你的报价单，放到客户面前，这点小细节马上给客户不一样的感觉，显得既职业又！







三、积的展前行销




参展除了可遇见主办单位力邀请的买家外，也是一年当中，可相约多个买家一次碰面的机会，所以展前就要有积的行销动作。




在展前先告知目标买家参展的资讯，进而让买家有前来观展的意愿，在联络的当中甚至可根据买家的意见，进而修正展览的计划与内容。在实际行销工具上，包括：邀请信函、期刊广告、网页宣传及媒体报导等；在实际行动上，可先寄发邀请函，未回覆者再以电子邮件通知，后则再以电话直接邀请，以确认邀请买家的意愿。







参展前2周

参展前2周，向意向客户单发展会邀请函邮件，并把展会邀请函做成正式的PDF文件，附上公司抬头，展会信息（展会名，时间，地点，展位号，展位指引等），留下联系电话和自己的职业照片。




参展前1周

参展前1周，继续给约好要在展会见面或自己非常希望在这次展会面谈但客户未明确回复要来的客户发一封简单邮件，表示自己非常很高兴或希望在这次展会和他们有面谈的机会，顺带在邮件附件里展示几款新款产品图片吸引客户。




布完展当天

布完展当天，把布置好的展位多角度拍摄几张图片，通过邮件发送给跟进客户，并在微信朋友圈等发个新POST。让所有认识你的人都知道现在在哪里参展，展位号，展位布置成什么样。




很多之前忽视你邮件邀请函的客户，可能闲暇时看到你的POST新就会被吸引过来你们展位。紧接着当天给这次展会计划搞定的目标客人一一发短信，再次告知展位信息，留下码及公司名称，方便他们在展会期间，及时快速联系上你找到你。







02、展中行销

所谓的「展中行销」，是指参展人员自到达会场开始，至展览结束为止，在展览期间为落实展前企划内容、达成展览目标的行销作为，这包括：装潢布置、接待客户、展中促销、商情搜集、展中会议等。主要分为五个要诀：




一、主题明确的产品布置




展位的装潢、布置应遵守主办单位的进（退）场时间规定，所以务必掌握布展的作业进度，也可避免后续展品进场陈列、布置时间的延迟。另外，关于展品进场的时机，若是展品较多、陈列费时，至少也要先保留主力产品，待开幕刻再陈列即可。当然，展品送达的状态也注意，应检查数量是否正确、是否受损，若有异样也应找公证单位前来处理，或将损坏情况、包装方式详加记录，以做为下次参展展品运送、包装改进的依据。后，对于展品包材与废弃物也应妥善处理，除非展品展后不再包装，否则如纸箱、木箱、物等包装材料，应妥善储存。




二、因势利导的待客之道




在展会中，接待来访客户的技巧相当重要，往往是决定交易能否成功的关键。，当客户莅临展位时，接待人员并不是马上上前就是的接待，而是辨别客户的肢体语言，并捉住时机去接近客户，如此往往能提高接触效率与成交机会。在正式接触、交换后，就直接询问对方有兴趣的展品，以及公司主要业务等有意义的问题，并继续探求观展者的特性（如进口商、批发商、代理商、零售商、终端消费者等）、观展者的实力（营业额、资本额、员工数、采购往来对象等）、观展者来访目的等，再决定后续采取的洽谈对策。




事实上，在展场接触的参观者中，会遇到同业来打探商情，主力接待人员便要有能力在三十秒内判断出来，并交由辅助接待人员予以打发，避免浪费时间与唇舌。在展示推销技巧方面，主要还是要从客户关心的问题出发，尤其进口商对于产品所带来效益的重视，往往甚于产品所呈现的特色，因此在售价、终端客户可接受价格、可获毛利与提供服务方面的介绍资讯，往往比较吸引顾客的注目，此点可在展示推销中多加运用、转换。




至于，在现场报价部分，公司应标准作业程序，对目标客户应先充分了解客户性质、采购数量等资讯后，再提供报价；而对于询价客户或竞争者之应对，除可采反制扰乱策略外，也可以请对方留下名片，并告知再联络。问话技巧关系成交与否？尽量避免密闭式两分法的问法，「是」或「不是」、「要」或「不要」，要多利用开放式问法，引诱消费者谈话，引起他谈需求，他所要的。







三、适时一击的展中促销




在实务中其实早已证明，在展中进行促销活动，比没有实施的企业，能明显吸引多的人潮至展位参观，企业只要运用得当，不仅可在众多参展商中异军突起、达成宣传效果，能促成后续的交易活动。




DM、型录在内容的设计上也应力求精美，才能达到宣传效果。建议不要全部任由参观者自由取阅，发放的对象仍有所选择，较详细之型录及CD则赠予深具潜力之买主，以致赠品的方式送上，必要时可以征得其同意后，邮寄至其室，不但提高买主的印象，也借机制造二次联络机会，单页之简单型录可以让参观买主自行取阅，另外，发放具实用、特性、内容要符合形象的、品质良好的宣传赠品，也足以吸引观展者的目光，后，也可运用多媒体效果来达成创造人潮、传播资讯、教育观众的目的，以提升观展者对展品或企业的认识。

四、知己知彼的商情搜集




「展会」既是打败对手的战场，也是认识对手、吸取对手经验直接的观摩场所。因此，参展商在展场进行商情搜集至为重要，重视的企业还会找专人负责。一般在展场从事搜时机有两个，其一是在自己展位布置完、展会开幕前至各家展位了解有哪些现有或潜在竞争者、上游供应商、下游客户、替代性产品参展，以决定展中后续的商情搜集对象；其二是在展览开始期间，参展人员可利用轮空时间，定的商情搜集对象进行观察、询问、资料搜集等工作。




至于，在展中所获得的商情资讯，仍有必要由专人进行整理、分类与保管，并适时将重要内容呈报主管，或做为展中行销或未来行销研究的参考。







五、快速反应的展中会议




在展会中，竞争无所不在，争取客户的招数也是五花八门，如何随机应变也成为力挽狂澜或乘胜追击的重要反应能力。鉴此，一般即透过展中会议的召开，来凝聚全员共识、落实展中作业，并进一步跟踪参展绩效、调整对策，以达成参展的预定目标。在实务上，一般展中会议可利用「展览开始晚」、「每日展览开始前及结束后」、「展览结束的晚」等时段召开，以提醒、确认各个参展工作人员应注意及负责事项，并检讨工作成果、缺失或竞争者作法，以做为隔天或未来因应参展工作的依据。







TIPS：




1. 参展期间保持充足的睡眠很重要，这样才能在展位保持良好的精神状态。




2. 精神高度集中，时刻保持微笑，时刻准备着跟走进展位的每个客户聊上几句，介绍产品或公司。




3. 参展的目的不是多接名片，是要修炼能耐吸引客人自愿在展位多逗留几分钟，自愿坐下来，和你多谈谈产品，了解了解你的产品和工厂，让客人记住你。




4. 展会结束当晚，马上邮件跟踪客户，速度（效率）很重要。利用及时的展中跟进，让客户记住了你，为以后继续和客户深入沟通交流赢得宝贵的机会。




5. 参展只有4天，抓住展中3晚时间，争分夺秒跟进客户，为自己争取机会。




6. 参展期间要学会察言观色，练就自己的火眼金睛，慢慢你就能从客户的衣着打扮，走路的姿势等基本信息判断出这个客户来自哪里，是大客户还是小客户。从客人和你交谈的言谈举止里分析客人对你的产品是真感兴趣还是只是简单了解一下问问而已。




7. 参展期间，不要太贪心，不要想着每个客户都抢着自己接待。这样会让其他同事不满或跟你一样在展位争抢客户，让客户觉得我们的团队很差劲，没有一点团队精神。一次能碰到1到2个大客户，集中精力搞定就很不错，太贪心会得不偿失。




8. 参展期间客人要在展位马上拿走样品，可以吗？

建议大家不要把参展样品给客户，是马上通知跟单查库存，让工程测试样品OK再寄客户酒店。




你可以向客人解释因为参展样品很多时候是拿仓库库存机器，很有可能出现功能问题或者版本迭代的问题，客人听了这样的解释都能理解和接受。如果次样品就让客人失望，那宝贵的机会就此丢失，太可惜了。







03、展后处理










简单的说，「展后处理」指的就是展览结束后展场应处理的「展品处理」与「单据整理」两项工作，前者如展品包装、确认展品去向、点交展品运送，以及展品复原归位等事项；后者则是确保公司表单及费用单据的完整性，以有效建档成公司资料库，或确认经费执行结果。




至于，「展后再行销」则是在展览结束、返回企业后，业务人员根据展览期间所搜集的访客资料再次与客户联络，以促成客户下单的工作，包括：「访客纪录筛选」、「展后联络与跟催」，以及「展后资料建档」等工作。其中，值得注意的是「展后联络与跟催」工作，一般展后48小时为期。未及时向客户致函感谢或回应展中交办事项与关心议题等工作，则可能因而让竞争者捷足先登而丧失商机。其后，再于七天内与客户再次联络，以确认是否已收到感谢函，且进一步接洽客户交办事项处理，或借以了解客户的其他需求，以彰显企业的与热忱。




还有，耐心的持续跟催、跟催、再跟催，往往是成功获得买主青睐的重要工夫，根据统计，有三分之一的潜在客户会在一个月内回覆讯息，展后开始与客户联络、跟催，至看到成果，平均也要花上三至八个月的时间，「好事多磨」可说是从事行销业务工作者该有的认知与精神。后要进入参展绩效检讨、评估作业阶段。一般评估参展绩效可分为五步骤，包括：「搜集绩效数据」、「评定参展绩效」、「研讨差异原因」、「研拟对策」、「改善回馈」等过程，以此可作为此次参展的总结，也为下次参展开的格局。







TIPS：




 1. 提前通知跟单整理好样品室，接待室，提前准备好相应的样品；提前通知车间主管做好车间，仓库等区域的5S，迎接展后客人拜访；




2. 对于展会期间说展后要来拜访工厂的客户，展会结束后要提前时间电话和客人再次确认，并提前安排好接待工作；

3. 对于要样品的客户，及时电话和邮件跟进样品进展，发样后快递单号，拍摄样品细节图发给客户；




4. 展会后，及时二遍跟进客户，要花多时间仔细研究分析客户，找到进一步跟进客户的切入点，针对不同的客户，发差异化邮件跟进；




5. 根据展中和客人谈的情况，及后续跟进客户，与客户的互动情况，以及展后通过浏览客户网页，基本可以对客户进行分门别类。




然后每天利用空闲时间，把客户资料一点一点填写到excel的客户列表里并进行客户等级分类，当有新产品或促销活动，打开客户表格跟进即可。







总结 




1. 展前精心+充分准备；展中热情接待，争分夺秒当晚及时跟进；展后继续分析客户，找到切入点，继续发差异化邮件跟进；




2. 做一个有有热情面带微笑的展会参与者；




3. 努力从各方面向客人展示你的，职业，注重每个细节，显示你和大多数普通业务员的不同，努力让自己在客户面前脱颖而出；




4. 速度与至关重要；




5. 努力和很重要，但你不努力到了你身边也抓不到。








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