这些小细节中藏着“大浪费”，您中了几招？

时间：2023-11-22作者：武汉市胜意科技发展有限公司浏览：49

又快到了一年一度的盘账时刻。“哎～又是降本KPI完成不了的一年！”较近不少差旅管理者跟我们吐槽。




对管理者来说，费控是个复杂精细的工作，涉及各个科目的繁杂统计和多维度管控。但实际情况却是，**想知道费用执行情况，都得去茫茫的数据表中翻找，找不出原因，决策都靠“拍脑门”去做。










降本从何处入手？怎么能让降本决策不再是件头疼的事？




01

违背差标现象时有发生




员工出差预订机票、酒店等产品，难免会出现**标预订、未提前预订等违背政策的情况，由此产生的成本往往无从统计，非常被忽视。




胜意费控云「节省与损失」分析报表，实时记录基于差旅政策执行情况的节省与损失情况，哪些部门、项目因违背差旅政策造成的损失清晰一键查询，清晰可见。




一家科技型企业A运用「节省与损失」分析模型发现，企业内仅9月违背差旅政策就多达72项，有40% 的机票提前两日预订，将近一半的机票仅提**日预订，机票折扣率基本为8折至9折，全年仅机票支出就有近 400 万元。




在对**标原因的洞察基础上，A企业通过管控员工需提前4日完成机票预订，实现近万张机票的平均预订折扣降至近 0.45。行程允许情况下，企业会通过**程高铁价格对比、只允许预订比火车票票价低的机票等规则，推荐员工更换更经济的出行方式，较终实现全年节省费用近 31.6%。




02

退改签造成的损失过多




行程临时变动造成的退改签难免带来成本增加。退改签造成的损失是否过多？是否存在潜在的节省空间，企业往往不得而知。




通过胜意费控云「节省与损失」分析报表，企业可以查看由退改签导致的损失，并针对退改签频繁的部门、岗位进行调整，从而避免不必要的损失。




一家制造企业B由于业务部门经常由于展会延期、陪同客户、返程时间延后等原因只能被迫退改签，造成高昂的手续费。基于「节省与损失分析」报表发现的事实，B企业差旅管理者与部门做了进一步访谈和调研，通过评估退改签背后的业务原因，决定增加事前行程计划及退改签审批。员工出差前必须填写行程计划，若是退改签，也需要填写理由并提交给管理者审批。通过这一管控措施，该企业因被动退改造成的损失大大减少。




03

协议价利用率不高




艾瑞咨询《中国大中型企业差旅采购及管理白皮书》数据显示，53.9%的大中型企业已经签订协议航司或协议酒店，但其中仍有42.5%的企业对协议航司/酒店的使用效果不满意，其核心不满意原因在于使用率问题，即虽然企业签订了协议航司/酒店，但企业员工并没有做到全面**地选择协议航司/酒店，这则会导致差旅成本的浪费。




胜意费控云「节省与损失」分析报表，通过对优惠节省金额、优惠节省比例等关键信息的梳理，帮助企业清楚了解签订协议后带来的实际节约总金额。通过「协议产品分析」报表的辅助分析，企业可清晰知晓协议使用情况，并在此基础上做针对性的调整或管控。




一家建筑工程企业C差旅管理者告诉我们，虽然签订了协议航司/酒店，但协议使用情况如何缺乏精确的数据，员工还时不时跟他抱怨选择太少。通过「节省与损失」报表和订单数据，C企业对整体协议使用情况和节约金额有了更清晰的了解。




在此基础上，C企业一方面针对使用率不高的协议，通过设置航司协议**限制，强化协议价**排序展示，提高了协议使用率；另一方面，结合订单数据，了解到存在搭乘频率较高的非协议航司，时间签到航司大客户协议价，节省预订成本的同时，也给员工带来更多的选择。




除上述提到的因素外，未使用行程也是造成浪费的一大“顽疾”。通过「未使用机票报表」辅助分析，企业可及时获知未出发行程数据，从而尽早做相应的退票处理，从而减少损失。




数字化浪潮来袭，企业财务数字化升级的趋势已势在必行，而如何通过工具的手段将数据赋能管理，是财务在数字经济时代持续探究的问题。




基于场景融合，胜意费控云打造了企业消费及费控一站式全流程管控平台，实现企业费用数据全面归拢、多维分析、可视呈现和安全存储，助力财务职能转变，驱动企业全面数字化升级。


武汉市胜意科技发展有限公司专注于企业报销管理系统,差旅费控系统,企业差旅管控平台等

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